Sicherheit in KINODO

Sie dokumentieren in KINODO Gesundheit, Vermögen und Lebensumstände von Menschen, die Ihnen anvertraut sind. Hier steht in einfachen Worten, wie wir diese Daten schützen. Verbindlich sind der Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Datenschutzerklärung.

Das Wichtigste in Kürze

• KI nur auf Ihren Klick. Übermittelt wird nur, was die jeweilige Funktion braucht; persönliche Angaben werden wo möglich vorher geschützt.
• Server und Sicherung in Deutschland. Die Daten werden täglich verschlüsselt gesichert.
• Keine Werbung, keine Tracker, keine Cookies. Auch kein Cookie-Banner, weil es nichts zuzustimmen gibt.
• Sie behalten die Kontrolle. Die KI lässt sich für Ihr Büro beschränken oder ganz abschalten, jede Akte lässt sich exportieren, und nach Vertragsende wird alles nach festen Fristen gelöscht.

Wo Ihre Daten liegen

Datenbank, Anwendung und Website laufen auf einem eigenen Server in Deutschland. Die Datenbank wird täglich verschlüsselt an einem zweiten Standort gesichert; ob sich eine Sicherung zurückspielen lässt, testen wir regelmäßig.

E-Mails von KINODO, etwa Anmeldelinks, Einladungen oder die Fristen-Erinnerung, enthalten keine Daten betreuter Personen.

Wer Ihre Daten sehen kann

Jedes Büro sieht ausschließlich seine eigenen Daten. Innerhalb Ihres Büros bestimmen Rollen, wer was sieht; Ihr Fahrtenbuch etwa sieht nur Sie selbst. Laden Sie eine Verhinderungsbetreuung ein, sieht sie nur die freigegebene Akte, und jeder Zugriff wird protokolliert.

Der Betreiberbereich von KINODO zeigt keine Daten betreuter Personen.

KI

KI-Funktionen laufen nur, wenn Sie sie selbst auslösen, und erhalten nur, was die jeweilige Funktion braucht. Gescannte Dokumente speichert KINODO nicht, nur was Sie bestätigen. Die Leitung Ihres Büros kann die KI beschränken oder ganz abschalten; jede KI-Auswertung wird ohne Inhalt protokolliert. Mehr auf der Seite Was geht an die KI?

Anmeldung und Zugang

Ihr Konto können Sie zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung schützen; für Verwaltungszugänge ist sie Pflicht. Alle Verbindungen sind verschlüsselt.

Nachvollziehbarkeit

Änderungen und Löschungen in den Akten werden mit Zeitpunkt und Bearbeiter festgehalten. Einträge der Chronik lassen sich nicht überschreiben, nur ergänzen, und eingereichte Berichte sind gesperrt. So bleibt nachvollziehbar, wer wann was dokumentiert hat.

Export, Löschung, Vertragsende

Jede Akte und Ihr gesamter Bestand lassen sich jederzeit als PDF und als Datei exportieren. Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten noch 90 Tage ansehen und exportieren. Dann löschen wir alles; wir kündigen das vorher rechtzeitig an.

Wenn doch etwas passiert

Bemerken wir eine Verletzung des Schutzes Ihrer Daten, informieren wir Sie unverzüglich, möglichst binnen 24 Stunden, mit allen Angaben, die uns vorliegen, und unterstützen Sie bei der Meldung an Ihre Aufsichtsbehörde. Der Betrieb wird automatisch überwacht; bei Auffälligkeiten erhält der Betreiber sofort eine Warnung.

Externer Datenschutzbeauftragter

KINODO bindet einen externen Datenschutzbeauftragten aus Oldenburg ein: die ViCoTec IT-Sicherheit und Datenschutz GmbH & Co. KG. Er prüft unsere Datenschutz-Unterlagen (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen, Datenschutz-Folgenabschätzung, KI-Richtlinie) und hat dafür einen eigenen Prüfzugang – ohne Einblick in Akten oder Kundendaten. Sobald die Bestellung abgeschlossen ist, nennen wir die Kontaktdaten in der Datenschutzerklärung.

Unterlagen für Ihre Datenschutzprüfung

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 1) und den Dienstleistern (Anlage 2)
• Datenschutzerklärung
• KI in KINODO

Fragen Ihrer oder Ihres Datenschutzbeauftragten beantworten wir gern unter kontakt@kinodo.de.